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Salas de reuniones: cómo elegirlas para optimizar resultados

Por | 21 August, 2019 | 0 comentarios

Si sueles organizar reuniones de empresa sabrás que una de las claves para optimizar su productividad y eficiencia es la planificación. Es primordial tener claro el objetivo concreto, identificar asistentes imprescindibles y encontrar el lugar adecuado para alcanzar las metas.

Por ello, cuando estás pensando en el alquiler de salas de reuniones lo primero que debes tener en cuenta es qué tipo de reunión vas a plantear… Y es que no es lo mismo organizar una reunión informativa para la plantilla al completo, que una reunión departamental con el team building como núcleo.

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DIME POR QUÉ TE REÚNES Y TE DIRÉ QUÉ SALA DE REUNIONES NECESITAS

A pesar de que cada reunión es única, conocer los tipos más habituales de reuniones te ayudará a identificar mejor los objetivos, orden del día, actividades y salas de reuniones adecuadas.

REUNIONES INFORMATIVAS

El objetivo principal de este tipo de reuniones es compartir información de manera formal y unidireccional. En las mismas pueden presentarse nuevos productos, esclarecer decisiones empresariales o informar sobre cualquier tema de interés para los convocados.

En ellas es importante contar con herramientas de comunicación visual como vídeos para hacer más atractiva la información compartida.

Una de las salas de reuniones que puedes alquilar para este tipo de reuniones, normalmente multitudinarias, es nuestro auditorio.  Éste te ofrece todo lo que necesitas para celebrar las mejores reuniones en un ambiente único:

  • Puede albergar a 287 invitados.
  • Dispone de un amplio escenario de 9 metros.
  • Cuenta con un proyector con gran calidad de imagen de 6×3 metros.

La presidencia incluye una mesa para 6 personas, 6 micrófonos fijos y dos inalámbricos.

REUNIONES DE REVISIÓN

Su objetivo es analizar y sacar conclusiones de un proyecto anteriormente propuesto. Suelen realizarse de manera periódica, por ejemplo anualmente para valorar objetivos conseguidos.

Sirven para dar a conocer datos con resultados concluyentes y verificar si las actividades llevadas a cabo han tenido éxito. Y en base a ello, plantear posibles mejoras. Para ello se utilizan diversidad de actividades orientadas a la resolución de problemas, toma de decisiones y asignación de tareas.

Si necesitas que compañeros de otras filiales participen en una reunión en Bilbao, no es imprescindible que se desplacen. Gracias a los avances tecnológicos no es necesario que todos los convocados se encuentren en el mismo espacio. Para poder hacerlo, en las salas de reuniones de Hotel Gran Bilbao dispones de equipos profesionales de videoconferencia y cabinas de traducción simultánea.

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REUNIONES DE CREACIÓN DE EQUIPOS

En este tipo de reuniones la creación y motivación de equipos, el fortalecimiento de las relaciones y la cultura corporativa son las claves. Es decir, su objetivo es despertar el sentimiento de pertenencia al equipo y/o a la compañía de los asistentes para mejorar su satisfacción, compromiso y rendimiento.

Para conseguir el máximo aprovechamiento de este tipo de sesiones de team building es importante salir de la oficina. ¿Que por qué? Al estar en un ambiente diferente resultará más sencillo olvidar la rutina diaria con el objetivo de desconectar para conectar con los compañeros. Por ello, el alquiler de salas de reuniones en un entorno diferente al del trabajo es la mejor elección.

REUNIONES DE NEGOCIACIÓN

Las empresas utilizan este tipo de reuniones para objetivos muy concretos. Suelen utilizarse para mantener algún tipo de negocio con terceros o fijación de aumento de sueldo del personal, entre otros motivos.

Para garantizar su éxito se requiere una gran organización y elegir cuidadosamente una persona con experiencia y habilidad para negociar como conductor de la misma.

Si se desarrollan en petit comité, se recomienda optar por salas de reuniones como nuestro Salón Atxuri con una distribución funcional. Dispone de 55 metros cuadrados con capacidad para albergar hasta 30 personas. Es una de las salas de reuniones más acogedoras que te ofrecemos por lo que es ideal para este tipo de encuentros.

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REUNIONES DE FORMACIÓN

Este tipo de reuniones sirven para formar a un grupo de personas en una determinada materia. Ésta puede ser común para todos los asistentes, normalmente pertenecientes a la misma organización o área profesional. No obstante, existen otras jornadas formativas más multidisciplinares que reúnen a asistentes con diferentes perfiles, y que tratan temas más genéricos que pueden ser aplicados a las diferentes áreas de trabajo de cada uno de ellos.

La gran mayoría de empresas pequeñas, agrupaciones empresariales o empresas de formación no cuentan con espacios propios para llevar a cabo estas jornadas. Por ello, las salas de los hoteles son uno de los espacios favoritos para la organización de este tipo de sesiones.

REUNIONES DE INNOVACIÓN

Estas reuniones pretenden estimular la creatividad de sus participantes. Este tipo de reuniones suelen empezar por una lluvia de ideas. A partir de la misma, los participantes pueden usar varias técnicas y procesos para clasificar, evaluar y seleccionar las ideas más acordes al objetivo planteado.

Muchas veces se utilizan para diagnosticar problemas y proponer soluciones a los mismos. Para garantizar el éxito de este tipo de sesiones que buscan “pensar fuera de la caja” también es importante realizarlas fuera del entorno laboral. Si se eligen salas de reuniones externas, que sean un terreno a explorar, que no resulte totalmente conocido, se propiciarán las nuevas sensaciones y perspectivas.

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¿Quieres organizar una reunión de empresa que marque la diferencia? En Hotel Gran Bilbao ponemos a tu disposición 10 salas de reuniones totalmente equipadas. Van desde los más íntimos para pequeños grupos hasta otros más amplios con una capacidad de hasta 300 personas, que presentan diferentes posibilidades de montaje. Todas están diseñadas con las últimas tecnologías y audiovisuales para que puedas cumplir todos tus objetivos con éxito. Además de ofrecerte servicios adicionales como parking y diversas opciones gastronómicas para disfrutar de un sabroso break.

 

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